BI Operacional: Parte 01

Por muitos anos, um sistema de Business Intelligence foi definido como uma ferramenta de auxílio para tomada de decisões estratégicas. No entanto, sistemas de BI não são mais de uso exclusivo do nível estratégico. O nível tático e até mesmo o nível operacional usufruem dos benefícios de tais sistemas para a condução de suas atividades.

Enquanto o BI para o nível estratégico se preocupa em analisar tendências com o acúmulo de dados em meses e/ou anos para auxílio de decisões estratégicas, o BI de nível operacional está concentrado com o gerenciamento e otimização diária das operações do negócio, entregando a informação certa, no tempo certo, para usuários de negócio corretos.

Para alcançar esses objetivos, um conjunto específico de ferramentas deve ser utilizado. Essa utilização coloca diversos desafios para os profissionais de TI, que devem repensar a maneira de desenhar e construir sistemas de BI, onde consultas aos dados devem ser executadas praticamente em tempo real, sem afetar os sistemas transacionais. Sendo a operação do negócio suportada por um conjunto de processos, tais sistemas de BI devem reagir e coletar dados, muitas vezes em função de eventos que ocorrem nos processos de negócio. Nesta série de três artigos, vamos mostrar a arquitetura de um BI Operacional e porque ele esta sendo considerado, por muitos autores, o BI de próxima geração.

Do BI Estratégico para o BI Operacional

Organizações de todos os tamanhos tomam um vasto número de decisões. Estas decisões variam de decisões estratégicas relacionadas à direção que o negócio vai tomar, até decisões de tratamento a um cliente em individual dentro de um call center ou em uma filial. Podemos categorizar as decisões dentro das organizações em três níveis: estratégico, operacional e tático.

Decisões estratégicas são aquelas que possuem alto valor e que determinam a direção do negócio e que são singularmente individuais ou feitas tão raramente que podem ser consideradas individuais. Decisões táticas são de valor médio e possuem alguma repetição ou volume; são relacionadas ao controle gerencial. Decisões operacionais, como demonstrado na figura abaixo, possuem baixo valor, mas são executadas em alto volume e uma escala de tempo pequena e estão diretamente relacionadas à execução da operação do negócio.

figura1

Relação de número de decisões versus o valor das decisões para o negócio

Neste contexto, três formas de BI são encontradas nas organizações nos dias atuais: estratégico, tático e operacional. Business Intelligence, até pouco tempo, era um processo estritamente estratégico e tático.

O uso estratégico do BI ajuda os executivos de negócios a desenvolver e avaliar os progressos na realização dos objetivos de longo prazo da organização. Podemos considerar o BI estratégico como centrado em dados, porque normalmente é suportado por um data warehouse, que serve como fonte de dados históricos, integrados e limpos.

A utilização do BI no nível tático possui foco em analisar esforços de curto-prazo dentro de um específico domínio do negócio, como marketing, vendas ou atendimento ao cliente. O BI tático também é centrado em dados e utiliza dados históricos que variam de um dia a alguns meses.

Diferente das decisões estratégicas e táticas, decisões operacionais devem ser tomadas muito mais rapidamente, antes que um problema instaure uma situação de crise ou uma oportunidade desapareça. Isto significa que o BI operacional deve entregar informações e previsões aos usuários de negócio tão logo que ocorra um evento significativo, para que eles possam tomar as medidas necessárias. Em outras palavras, o BI operacional requer um sistema de entrega de informações no tempo em que o evento ocorre, que provê a informação correta para a pessoa certa, no tempo certo, para que eles possam ter um impacto positivo nos resultados de negócio.

O BI operacional pode ser definido como “um conjunto de aplicações, serviços e tecnologias para monitoramento, reporte, análise e gerenciamento da performance do negócio de uma diária operação de negócios da organização”. A tabela abaixo mostra as principais características e diferenças entre o BI estratégico, tático e operacional.

BI Estratégico

BI Tático

BI Operacional

Objetivos de Negócio Desenvolver e avaliar os objetivos de negócio de longo prazo. Gerenciar iniciativas táticas para alcançar objetivos estratégicos. Monitorar e otimizar processos operacionais de negócio.
Escopo Organizacional Domínio de negócio específico. Processos de Negócio
Usuários Executivos, analistas de negócio. Analistas de negócio, gerentes de negócio. Gerentes de negócio, usuários operacionais (internos e externos), processos operacionais.
Tempo Meses e anos Diário, semanas, meses. Dentro de um mesmo dia a diário.
Dados Históricos Históricos Tempo real, quase em tempo real, de baixa latência e históricos.
Modo de Operação Centrados em dados, direcionado a usuários. Centrados em dados, direcionado a usuários. Centrados em processos, direcionados a usuários e processos.

Arquitetura do BI Operacional

O nível operacional era completamente separado do ambiente analítico de BI, e com razões justificáveis para isso. Consultas massivas envolvendo centenas de milhares de registros degradam significativamente a performance dos sistemas transacionais, no nível da operação do negócio. Até pouco tempo, as tecnologias existentes não podiam dar suporte a uma carga de trabalho mista, ou seja, a habilidade de executar consultas massivas para análise. O BI operacional ajuda a executar os principais processos que impulsionam o negócio em uma base diária, por hora, ou minuto a minuto. Como tal, ele suporta mais usuários, mais decisões, e como os seus dados são de menor latência que os dados do BI estratégico ou tático, requer um projeto fundamentalmente diferente de arquitetura.

Há uma parte de BI operacional que atua diretamente em conjunto com a operação de sistemas, que antecede o data warehouse. Mas há também um lado que envolve dados históricos e em tempo real para alimentar a tomada de decisão ágil e com tempo de respostas que o negócio exige. O desafio para muitos profissionais de BI é descobrir como projetar uma arquitetura unificada que suporta ambos os tipos de BI operacional sem interferir nas tradicionais táticas e estratégicas aplicações de BI.

Prover dados em tempo real ou quase real é uma mudança radical para a maioria dos profissionais de BI, que têm sido educados para atualizar um data warehouse em um processo em lotes durante as horas de folga, geralmente à noite ou durante o fim de semana. Profissionais de BI agora devem repensar a forma de desenhar a arquitetura de aquisição de dados e mecanismos de entrega de dados dentro e/ou fora do ambiente do data warehouse, para fornecer informações numa base horária ou mesmo segundo a segundo e garantir a alta disponibilidade para apoiar a processos de negócio de missão crítica.

O BI Operacional engloba diversas abordagens, arquiteturas e tecnologias, que podem ser usados ​​para apoiar uma variedade de decisões e realizar uma multiplicidade de tarefas. A arquitetura do BI Operacional pode ser dividida em quatro níveis.

Níveis de BI Operacional

Níveis de BI Operacional

No primeiro nível do BI Operacional, chamado de “Analisar o Processo”, os usuários analisam o processo operacional utilizando relatórios tradicionais. Seu objetivo é obter uma visualização atual da atividade em uma ou mais aplicações para facilitar aos usuários do processo a tomar decisões e otimizar o processo. Existem diversas formas de implementar relatórios operacionais. As duas abordagens mais utilizadas são relatórios gerados diretamente sobre os sistemas transacionais ou sobre bases de dados carreados em uma base não operacional, onde as consultas são realizadas separadamente.

O próximo nível, “Monitorar Processos”, ocorre quando usuários monitoram os processos utilizando gráficos de indicadores de performance. Este nível possui como objetivo monitorar os processos, gerando alertas aos usuários para condições de exceções e analisar dados para determinar causa raíz das exceções. Este nível envolve o monitoramento dos processos utilizando painéis indicadores de performance. A diferença entre um relatório operacional e um painel de desempenho não é tão grande. Um painel de desempenho é, na verdade, um relatório gráfico de exceções adaptado a cada usuário que possui foco em algumas métricas que representam a performance de processos chave ou de pessoas. Aplicações de portais são os lugares mais comuns para disponibilizar painéis operacionais. No entanto, compor painéis de BI em aplicações de portais nem sempre é uma tarefa simples e diferentes fornecedores de portais oferecem tecnologias diferentes de integração.

No terceiro nível, “Facilitar o Processo”, a TI facilita o processo embutindo o BI em aplicações operacionais utilizando tecnologias adequadas para juntar processos operacionais e analíticos uma única aplicação. Neste nível, o BI operacional utilizado para facilitar o processo e seu propósito é embutir métricas ou relatórios dentro de aplicações operacionais. Ao invés de solicitar aos usuários para utilizar duas aplicações diferentes, um para executar o processo e outro para analisá-lo, pode-se embutir a análise diretamente no processo e a aplicação que direciona os usuários ao obter a informação que eles necessitam.

Existem muitas maneiras de embutir o BI em outras aplicações. As organizações podem escrevem códigos específicos e embuti-los nas aplicações ou utilizar abordagens como Arquitetura Orientada a Serviços (SOA). Utilizando esta abordagem, desenvolvedores podem encapsular funcionalidades a partir de qualquer aplicação que é executada em qualquer plataforma e expor essas funcionalidades como serviços, através de web-services. Essa arquitetura será discutida mais detalhadamente na continuação desse artigo.

Finalmente, o nível mais avançado do BI operacional, “Executar o Processo”, é quando a organização executa o processo utilizando análises orientadas a eventos, modelos preditivos e outras técnicas que monitoram eventos e disparam regras para automatizar ou guiar ações. Seu objetivo é capturar eventos de negócio e aplicar regras para automatizar a execução do processo de negócio. Neste nível, o BI não apenas fornece análises sobre processo, ele é o processo. As técnicas discutidas a seguir permitem que as organizações capturem eventos de negócio e apliquem regras para automatizar a execução do processo de negócio:

  • Database triggers: alternativa de baixo custo para automatização de processos. Possui a limitação dos processos ocorrem somente no banco de dados que a triggerfoi desenvolvida. Adicionalmente, requer que a TI a desenvolva e mantenha.
  • Aplicativos personalizados: a necessidade das organizações em monitorar seus processos as levou a desenvolver aplicações específicas para tal. No entanto o desenvolvimento, manutenção e evolução de tais aplicações é uma atividade custosa para a organização, tanto no ponto de vista de dinheiro e tempo.
  • Plataformas Analíticas Orientada a Eventos – Event-drive analytic plataform (EAP):fornecem um pacote para monitoração e automatização de decisões em tempo real. Esse pacote é composto por diferentes tecnologias apresentadas na indústria: Business Process Management (BPM), Business Activity Monotoring (BAM), Complex Event Process (CEP), dentre outros.

No próximo artigo vamos apresentar as tecnologias que podem suportar a arquitetura de um BI Operacional de modo que este possa alcançar seu principal objetivo, que é fornecer informação dos processos empresariais em tempo real

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